Regulamin zgłoszeń Sygnanet

PROCEDURA DOTYCZĄCA ZGŁASZANIA RZECZYWISTYCH I POTENCJALNYCH NARUSZEŃ PRAWA PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

obowiązująca w Zakładzie Techniczno-Budowlanym POLBAU Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu ul. Grunwaldzka 25

przyjęta  uchwałą z dnia 30 listopada 2021r.

§ 1 Zasady ogólne

Niniejsza procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa i procedur obowiązujących w Zakładzie Techniczno-Budowlanym POLBAU Sp. z o.o. zgodnie z wymogami Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywy o ochronie sygnalistów) (dalej: Spółka).

Proces przyjmowania zgłoszeń jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Spółką, którego jednym z celów jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności Spółki i podejmowanie działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych Spółki.

Wdrożony w Spółce proces przyjmowania zgłoszeń zapewnia poufność przekazanych danych, który umożliwia wszystkim sygnalistom Spółki dokonywanie zgłoszeń za pośrednictwem kanałów komunikacji, w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego zgłoszenia.

Fakt dokonania zgłoszeń w dobrej wierze nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec sygnalisty, w szczególności zwolnieniem z pracy, wykorzystywaniem zależności służbowej sygnalisty bądź wywieraniem wpływu na te osoby, z którymi sygnalista współpracuje, mogącymi pogorszyć warunki środowiska pracy sygnalisty.

Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia  stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej w procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również sygnaliści, którzy przy dokonaniu zgłoszenia podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.

§ 2 Definicje:

Komisja – komisja odpowiedzialna za prowadzenie postepowań wyjaśniających dotyczących zgłoszeń, składająca się z co najmniej dwóch członków, zwana także dalej Działem Audytu Wewnętrznego

Procedura – niniejsza Procedura dotycząca zgłaszania rzeczywistych i potencjalnych naruszeń prawa przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych

Spółka – Zakład Techniczno-Budowlanym POLBAU Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu ul. Grunwaldzka 25

Sygnalista – osoba zatrudniona lub współpracująca ze spółka, niezależnie od zajmowanego przez nią stanowiska, pełnionej funkcji czy formy zatrudnienia lub współpracy, za pośrednictwem której Spółka prowadzi działalność, dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dotyczącego naruszeń prawa, procedur obowiązujących w Spółce

Zgłoszenie – zidentyfikowane przez sygnalistę działanie będące naruszeniem prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w Spółce oraz dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.

§ 3 Sposoby dokonywania zgłoszeń

1.       Sygnalista może dokonać zgłoszenia w następujący sposób:

a)       Pisemnie: pocztą wewnętrzna lub zewnętrzną przez co należy rozumieć zgłoszenie dokonane w drodze przesyłki listowej doręczonej za pośrednictwem poczty lub kuriera na adres Spółki ul. Grunwaldzka 25, 45-054 Opole  z dopiskiem: „Poufne- dział audytu wewnętrznego”. Za pośrednictwem Aplikacji udostępnionej pod adresem: https://app.sygnanet.pl/polbau/pl

 

Zgłoszenie dokonywane przy użyciu Serwisu Internetowego dla Sygnalistów dostarczonego przez dostawcę niepowiązanego ze Spółką, gwarantuje Sygnaliście zachowanie poufności jego danych osobowych. Zgłoszenia w Aplikacji można dokonać przy użyciu podłączonych do sieci Internet: a) komputerów, b) urządzeń mobilnych (np. telefony, tablety). W załączeniu przedkładamy szczegółową instytucje zgłoszenia za pośrednictwem Sygnanet - serwis sygnalisty.

2.       W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszenia przez Komisję i skutecznego podjęcia działań następczych, zaleca się aby zgłoszenie zawierało w szczególności :

a)       czasu i miejsca zdarzenia,

b)      dane sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie oraz innych uczestników zdarzenia (osób, które dopuściły się naruszenia, świadków, osób pokrzywdzonych),

c)       szczegółów zdarzenia (np. przebiegu zdarzenia, roli jego uczestników, skutków zdarzenia),

d)      strat, szkód i konsekwencji

e)      preferowany  sposob kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie poufności danych, na przykład poprzez wykorzystanie dedykowanego i prywatnego adresu e-mail. Celem przekazania informacji, jest umożliwienie kontaktu z Sygnalistą w przypadku gdy będzie to konieczne, gdy do rozpatrzenia zgłoszenia niezbędnych może być więcej informacji, niż zostało to pierwotnie przy zgłoszeniu przekazane.

3.       Spółka podejmuje wszelkie prawnie dopuszczalne czynności, aby przed pozostawieniem zgłoszenia nierozpoznanego pozyskać niezbędne informacje i dokumenty do jego skutecznego rozpoznania. Tylko zgłoszenia dokonane w dobrej wierze tj. odnoszące się do zdarzeń, które rzeczywiście zaistniały i mogą stanowić potencjalne naruszenie, są rozpoznawane i gwarantują ochronę przed potencjalnymi działania odwetowymi.

4.       Sygnalista jest uprawniony w szczególności do ochrony, o której mowa w kolejnych postanowieniach, chyba że działał w złej wierze oraz do otrzymania informacji na temat klasyfikacji Zgłoszenia jako przydatnego lub nieprzydatnego w terminie 7 dni liczonego od momentu dokonania Zgłoszenia, o ile Sygnalista pozostawił dane kontaktowe.

5.       Nieprawidłowości, które podlegają zgłoszeniu, mogą dotyczyć w szczególności:

1)           zamówień publicznych;

2)           usług, produktów i rynków finansowych;

3)           zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

4)           bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

5)           bezpieczeństwa transportu;

6)           ochrony środowiska;

7)           ochrony konsumentów;

8)           ochrony prywatności i danych osobowych;

 

§ 4 Wstępna analiza zgłoszeń

1.       Po wpływie zgłoszenia jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze, o ile w ocenie Komisji charakter i przedmiot zgłoszenia nie uzasadniają rozpatrzenia go w trybie powiedzianym odrębnym regulacjami bądź przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

2.       Po otrzymaniu zgłoszenia Komisja dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności zgłoszenia, a gdy zajdzie taka potrzeba, kontaktuje się z sygnalistą, o ile to możliwe.

3.       Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w przypadku gdy:

a)       Zgłoszenie jest w sposób oczywisty niewiarygodne

b)      Niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

4.       Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.

5.       Komisja może rozważyć zaangażowanie w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Spółki lub niezależnego konsultanta, o ile w ocenie Komisji wiedza i doświadczenie takich osób, mogą być niezbędne w przeprocesowaniu zgłoszenia.

6.       Członkiem Komisji nie może być osoba, której dotyczy zgłoszenie, osoba będąca bezpośrednim przełożonym Sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie, ani osoba bezpośrednio podlegająca Sygnaliście, którego dotyczy zgłoszenie.

7.       W sytuacji gdy w ocenie członka Komisji zaistnieją okoliczności, które mogą  rzutować na jego bezstronności w ocenie zgłoszenia, może on zawnioskować do członka zarządu o wyłączenie z prac Komisji w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.

8.       W przypadku gdy zajdą okoliczności, o których mowa w pkt 6 i 7 członek zarządu może wyznaczyć inna osobę na członka Komisji.  

§ 5 Rozpatrywanie zgłoszeń

1.       Komisja rozpatruje zgłoszenie podejmując działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia. W przypadku charakteru i złożoności zgłoszenia, termin ten może ulec wydłużeniu, jednak nie dłużej niż do 6 miesięcy.

2.       Komisja dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące w Spółce regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Spółki z uwzględnieniem rodzaju   i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy i bezstronny.

3.       W przypadku gdy zajdzie taka konieczność, Komisja może wzywać na posiedzenie pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia lub sygnalistę, w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek Komisji wszyscy pracownicy mają obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępniać dokumenty i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia.    

4.       Posiedzenia Komisji są każdorazowo utrwalane w formie notatki służbowej. Wyjaśnienia składane przez wezwanie osoby, utrwalane są w formie protokołu.

5.       Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego, Komisja podejmuje decyzje o zasadności zgłoszenia, w przypadku zgłoszeń zasadnych wydaje rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub współpracownika, który dopuścił się naruszenia oraz rekomendacje możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.

Uzgodnione przez Komisję wnioski końcowe zawierają w szczególności opis stanu faktycznego, decyzje odnośnie do zasadności zgłoszenia oraz rekomendację stosowanych działań naprawczych i zapobiegawczych.

 

§ 6 Zakaz działań odwetowych

Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika lub współpracownika ze Spółką lub zakończeniem współpracy, a także rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Za ochronę osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności gdy nastąpiło ujawnienie tożsamości, odpowiada Komisja, która jest zobowiązana reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych z sygnalistą i dokonanym zgłoszeniem.

Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, który doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji Komisję. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego powiadomienia, Komisja podejmie odpowiednie działania, zgodnie ust. 1  powyżej, mające na celu ochronę sygnalisty.

§ 7 Końcowe

1.       Zabronione jest

a)       utrudnianie i uniemożliwianie dokonywania Zgłoszeń, c)nakłanianie do niezgłaszania nieprawidłowości,

b)      podejmowanie działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym, mobbingowym wobec Zgłaszających, a także innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie Zgłaszających,

c)       naruszanie poufności Zgłoszeń,

d)      utrudnienie weryfikacji zgłoszenia, także poprzez brak kooperacji w trakcie czynności wyjaśniających z osobami prowadzącymi te czynności, i może skutkować wyciągnięciem konsekwencji wobec sprawcy, może być ocenione jako naruszenie obowiązków pracowniczych, a w konkretnych przypadkach może być uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracownika Spółki jak też może być przyczyną do wypowiedzenia umowy łączącej sprawcę ze Spółką.

2.       Zarząd Spółki oraz kadra kierownicza aktywnie wspierają zgłaszanie wszelkich informacji pozwalających na eliminowanie nieprawidłowości i promują kulturę odpowiedzialności w organizacji.

3.       Każde przyjęte zgłoszenie, podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń. Za prowadzenie Rejestru odpowiada Komisja. Rejestr jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, a informacje i dokumenty w nim zawarte są przechowywane przez 5 lat.

4.       Rejestr powinien zawierać co najmniej:

a)       Dane sygnalisty

b)      Wszystkie informacje dokumenty związane ze zgłoszeniem

c)       Przebieg procesu analizy i rozpatrywania zgłoszenia

d)      Osoby biorące udział w procesie analizy i rozpatrywania zgłoszenia

e)      Informacje o podjętych decyzjach

§ 8 Ochrona Danych Osobowych

1.       Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Techniczno-Budowlany POLBAU Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu ul. Grunwaldzka 25, 45-054 Opole.

2.       Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych.

3.       Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub dobrowolnej zgody, jeżeli nie decyduje się Pan/i na zachowanie anonimowości (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

4.       Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez okres 5 lat.

5.       Administrator zapewnia poufności Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

6.       Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
Wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

7.       Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

 

Załączniki :

1.       Przykładowa instrukcja zgłoszenia za pośrednictwem https://sygnanet.pl/pl.